PowerPointで聴衆を苦しめるのはもうやめよう:印象的なプレゼンテーションを行うためのテクニック

 著名な業界人の講演を拝聴しようと、ITスタッフたちが熱意を持って真面目に会議室に座っている。聴衆にはスライドのコピーが配られている。やがて部屋が暗くなり、講演者が壇上に上がった。そして最初のスライドが表示された直後、聴衆の目はどんよりと曇り、ついさっきまでとはまるで別の感じになってしまった。彼らは黙って座っているが、話を聞いているわけではない――講演者の話す内容を理解しているのではなく、声が聞こえているだけなのだ。彼らは眠気と戦うことに必死になり、コミュニケーションは崩壊する。彼らは自分自身で気付かないまま、論理と退屈さの狭間にある世界に入り込んでしまった。その世界では実質的なコミュニケーションは存在せず、あらゆる意味での生産性が失われる。その世界とはすなわち、PowerPointゾーンだ。

 私はPowerPointというアプリケーション自体について特に何か不満を持っているわけではない。PowerPointはプレゼンテーションを作成するためには素晴らしいツールであり、PowerPointの開発にはきっと多大な労力が費やされたことと思う。しかし劣悪なプレゼンテーションや非常識なまでにお粗末なトレーニングプログラムを最後まで聞くことは、誰にとっても実に試練だ。プレゼンテーションというのは、その目的が教育であれ説得翻訳記事)であれ情報の交換であれ、つまりはコミュニケーションでありメッセージの伝達だ。そのため、中心となる「コアメッセージ」のテーマが何であったとしても、効果的で説得力のあるプレゼンテーションを時間をかけて念入りに作り上げることが大切だ。

スライドの内容を改善する

 スライドには、テーマに対して関心がわくような画像を載せるようにして、文字の量は最低限に抑えるようにしよう。プレゼンテーションの場で口頭で伝えるものと同じ文面をスライドに載せる講演者は非常に多いが、それによって聴衆にとっての価値は増えるのだろうか? そうではないはずだ。聴衆に注目して欲しいのは、スライドではなく講演者であるあなた自身だ。したがってスライドでは、コアメッセージを繰り返すのではなく、補強するようなものにするべきだ。画像、中でも自然の風景画像は、聴衆の注意を引き付けるためにはもっとも良い方法だ。高品質の画像は、iStockPhotoGetty Imagesのようなサイトを利用すればわずかな料金で簡単に入手することができる。それらから受けることのできる恩恵はコストを大きく凌ぐことだろう。

 退屈なプレゼンテーションの真っ只中にいるとき、箇条書きの点が並んでいるのを見ると最悪な気分になるので、箇条書きの点を使うのは最低限にするか、まったく削ってしまうようにしよう。そしてその代わりとして、1行か2行の説明に、場合によっては画像を沿えることでメッセージを伝えるようにする。

 使うつもりのグラフをもう一度よく見てみよう――そのグラフでメッセージは本当に伝わるだろうか? 場合によってはグラフをそのまま使うのではなく、グラフの一部分のみを取り出して表示したり、データの傾向を明るい色で強調したりすることも試してみよう。

 プレゼンテーションの詳細は配布物として印刷して、プレゼンテーションの最後に聴衆に配るようにしよう。配布物の作成にはやや手間がかかるが、それをすることによって、家に帰った後も参照することのできる、何らかの価値あるものを聴衆に対して与えることができる。